JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

＊English follows

全体的な目標：

このポジションは、クライアントおけるJLL管理チームの主要メンバーとしての役割を担います。契約されたファシリティマネジメントサービスをクライアントへ提供するため、クライアントと協力して業務を行います。これには、クライアント、現場の従業員（顧客）、ベンダーと定期的に連絡を取り、期待値を理解し、サービス提供を管理することが含まれます。卓越した顧客サービスとファシリティマネジメントサービスの提供、およびクライアント、顧客、さまざまな施設関係者間の強固な関係とコミュニケーションの構築が重要な成功へのキーとなります。顧客に対して自発的で情熱を持ち、チームプレーヤーとして、細部に注意を払える人材が求められます。
 

責務：

人材管理、クライアント/ステークホルダー管理

JLLとクライアント内の主要な影響力を持つ人々と積極的にコミュニケーションを取る地域アカウントディレクターに報告し、クライアントの指定された領域内で特定のFMサービスの提供を促進・管理する常に素晴らしい顧客体験が提供されるようにするJLL契約の戦略的な過程をサポートし、チームや他の主要なステークホルダーと連携するサービス提供と顧客体験に対する全責任を負うチームが運用の最新情報、プロセス、アカウントの目標について十分に情報を得られるようにする顧客に対して完璧な環境を確保するため、すべてのサービスの日々の提供を管理する現状に挑戦し、ヘルプデスクと受付サービスの品質を向上させるためにプロセスと手順を変更する準備をする契約の運用パフォーマンスの管理、監視、報告（計画的および反応的な作業の運用提供を含む）を支援するサービスを強化し、さらなる価値を提供するための追加的な範囲と責任の機会を積極的に探す

調達とベンダー管理

適切なサービスをクライアントに提供するため、期待に応え、スケジュール通りに実施されるよう、任命されたベンダーと協力する作業が法令遵守と安全な方法で行われるよう、ベンダーを監視し調整する支払いが期限内に行われるようにし、ベンダーが期限内に請求書を発行するよう管理する定期的なベンダーの全体的なパフォーマンスと改善の可能性をよりよく理解するため、定期的なレビューを実施するJLLの調達ガイドラインに従って、潜在的な臨時作業の見積もりを取得する

財務管理

未払い金や支払い問題がないようにする。クライアントの承認のためのPR（購買依頼）の準備、毎月の財務報告におけるすべての節約と差異の追跡

契約のKPIに沿って、法定および運用上の完全なコンプライアンスが達成されるようにする

リスク管理

エスカレーション手順とインシデント報告手順が実施され維持されるようにする。Jones Lang LaSalleとクライアントの行動規範を遵守し、企業のガイドライン、手順、戦略に従うことを確保する

フロントオフィス特有の責任

プロフェッショナルとして、受付と会議室サービスを推進・サポートするチームが手順マニュアルに記載されているすべての手順を遵守するようにする受付エリアと会議室が整頓され、予定されているあらゆる活動の準備ができているようにする顧客に迅速かつ効率的なサービスを提供し、期待を常に上回るようにする顧客フィードバックを定期的に監視し、結果に基づいて適切なアクションプランを作成するクライアントのニーズを理解し、それを現場に反映させることで、クライアントとの効果的なビジネス関係を維持するクライアントの期待に沿って、合意されたすべてのサービス目標が達成されるようにする

健康と安全管理：

すべての従業員が衛生、健康と安全のポリシーと手順、および防火規則を認識しているようにする現場と会社の手順に従って、すべての事故を記録し報告するすべての健康と安全機器が適切に維持管理され、良好な状態であることを監視・追跡する
 

追加の責任：

必要に応じて、すべてのローカル管理会議に出席する。また、必要に応じて会社の会議にも出席するライン管理者の指導のもと、自己啓発に貢献し、特定された研修コースに参加する責任を負う役割のあらゆる面で会社の価値観へのコミットメントを示すビジネスの積極的な大使として行動するクライアントまたはJLLまたはクライアント管理からの合理的な要求に対応する
 

求められる人物像

スタッフ管理、運営、財務管理を含むファシリティマネジメントで最低5年の経験（エンジニアリングは範囲外）顧客体験に情熱を持ち、ヘルプデスク、ベンダー、管理業務を管理した経験がある英語と日本語での優れた文書および口頭コミュニケーション能力クライアントや関係者との関係を構築するための優れた対人スキル柔軟性があり、積極的で、複数のタスクを実行し優先順位をつける能力細部への高い注意力と問題解決能力チームプレーヤーオフィスソフトウェアの優れた実務知識
 

Overall Objectives:  

The role is being the lead member of the JLL Management Team on the client site. The person will work with the client to deliver the contracted facility management services to the client site. This includes connecting regularly with the client, site employees (customers) and vendors to understand expectations and manage service delivery. Providing exceptional customer and facility management services, as well as building strong relationships and communication between client, customers and different facility stakeholders will be important success factors.

A self-motivated and passionate person about customer service and a team player and with attention to detail is expected.

Responsibilities:

People Management, Client/Stakeholder Management

Proactive communicator with all key influencers within JLL and Client.Reporting to the Regional Account Director, you will facilitate and manage the delivery of specific FM services within designated areas of Client.Ensuring a fantastic customer experience is delivered all the time.Support the strategic JLL contract journey, liaising with the team and other key stakeholders.Total responsibility for the service delivery and the customer experienceEnsure your team is fully informed about operational updates, processes and account objectivesManage the day-to-day delivery of all services to ensure a faultless environment for our CustomersChallenge the status quo and be prepared to change processes and procedures to improve Help desk and Reception service quality.Assist in the management, monitoring and reporting on the operational performance of the contract, including operational delivery of planned and reactive works.Actively seek opportunities for additional scope and responsibilities to enhance our services and provide further value.
 

Procurement and Vendor Management

Work with appointed vendors in delivering the appropriate services to the client, meeting expectations and carried out on schedule.Monitor and coordinate with vendors to ensure work is carried out in a compliant and safe manner.Ensure payments are done on time, also manage vendors so that they invoice on timeCarry out a regular review of routine vendors to enable a better understanding of their overall performance and potential improvement opportunitiesObtain quotations for any potential adhoc work in accordance to JLL procurement guidelinesFinancial ManagementEnsure no outstanding amount or any payment issue. Preparation of PRs for client approval, tracking savings and variance in all monthly finance reporting.Ensuring full statutory and operational compliance is achieved in line with contract KPI’s.
 

Risk Management

Ensure escalation procedures and incident reporting procedures are implemented and maintained. Adhere to Jones Lang LaSalle and Client's code of conduct; ensuring compliance with the firms' guidelines, procedures and strategies
 

Front of House Specific

Promote and support a first class and professional reception and meeting room service.Ensure the team adhere to all the procedures as described in the procedural standards manual.Ensure the reception area and meeting rooms are tidy and ready for any scheduled activity.Customers are given a prompt and efficient service and expectations are consistently exceeded.To regularly monitor customer feedback and produce an appropriate action plan based on the results.To maintain an effective business relationship with the client by understanding their needs and transferring these into the location.To ensure that all agreed service objectives are met in line with client expectations.

Health and Safety Management:

To ensure that all employees are aware of Hygiene, Health and Safety policies and procedures and Fire RegulationsTo record and report all accidents within the location adhering to location and company procedures.To monitor and track all health and safety equipment is well maintained and is in good working order
 

Additional Responsibilities:

To attend all local management meetings as required. Also attend any company meetings as required.To take responsibility for contributing towards your own development with the guidance of the line manager and attending training courses as identified.To show commitment to company values in all aspects of your role.To act as a positive ambassador for the business.To attend to any reasonable request made by the client or JLL or Client Management.

About You　　

Minimum 5 years’ experience in facility management including managing staff, operations and financial management (engineering is out of scope).Passionate about customer experience and have managed helpdesk, vendors and administrative tasksGood level of written and oral communication in English and Japanese.Good interpersonal skills to build relationships with clients and related parties.Flexible and proactive with the ability to execute and prioritise multiple tasksHigh attention to detail and a problem solverTeam playerGood working knowledge of office software.Proven track record of achievement

Location:

On-site –Tokyo, Japan

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy here.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may contact us at Accommodation Requests. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.