Job Title: Administrative Assistant
Pay Rate: $28 / hr (DOE)
Location: Irvine, CA
Area Code: 949
Zip Code: 92606
Start Date: Right Away
Keywords: #AdminJobs #AdminAssistantJobs

Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
* 401k
* On the job training / cross-training
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
* Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews
* Referral program

Responsibilities:
* Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.
* Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.
* Word processing, graphics and/or publishing applications, as well as creating documents containing financial or statistical data or scientific, technical or legal terminology.
* Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects.
* Set priorities and procedures for accomplishing work.
* Collect data, conduct research and compile information for a broad range of reports and projects.
* Compose, analyze and distribute documents. Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.
* Conduct meetings or presentations.
* Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
* Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
* Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
* Set priorities and procedures for accomplishing work.
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.
* Interface effectively with team members, functional departments and customers.
* Screen calls, respond to routine questions and receive and/or escort visitors.
* Schedule appointments and make domestic and international travel arrangements.
* Coordinate with internal and external executive‐level staff to schedule in‐house and off‐site meetings.
* Coordination may include arrangements for travel and hotel accommodations, meal menus, recreational programs, guest speakers and developing agendas.
* Maintain accurate and up‐to‐date files and record systems.
* Maintain confidential records and reports.

Education and Experience:
* High School diploma/ GED
* 3+ years of related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities
* Education certificate in applicable functional area preferred.

Skills and Knowledge:
* Personal computer skills required
* Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
* Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
* Ability to accurately type 55 wpm, where applicable.
* Set priorities and procedures for accomplishing work
* High degree of accuracy and speed.
* Proficient with Microsoft Suite software.
* Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
* Ability to work effectively with others and be a participative team player.

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EOE/F/M/Disability/Veterans

Puesto: Asistente administrativo
Sueldo: $28/hora (según la experiencia)
Ubicación: Irvine, CA
Código de área: 949
Código postal: 92606
Fecha de inicio: Inmediata
Palabras clave: #AdminJobs #AdminAssistantJobs

Beneficios:
* Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, atención dental y de la vista
* 401k
* Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada
* Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para miembros de la familia disponibles.
* Seguro por accidente y enfermedad grave opcional.
* Evaluaciones de desempeño programadas
* Programa de referencias

Responsabilidades:
* Siguiendo los procedimientos establecidos, realizar una variedad de responsabilidades administrativas.
* Mantiene un nivel adecuado de confidencialidad con respecto a asuntos de los clientes y de la empresa.
* Procesamiento de textos, gráficos y/o aplicaciones de publicación, así como la creación de documentos que contengan datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal.
* Ingresar y manipular datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía.
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
* Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar información para una amplia gama de informes y proyectos.
* Redactar, analizar y distribuir documentos. Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos.
* Realizar reuniones o presentaciones.
* Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como demoras, para garantizar que se cumplan los objetivos.
* Comunicar situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
* Leer el correo, resaltar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuir.
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
* Responder a la correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para su revisión y firma.
* Interactuar de manera eficaz con los miembros del equipo, los departamentos funcionales y los clientes.
* Filtrar llamadas, responder preguntas de rutina y recibir y/o acompañar a los visitantes.
* Programar citas y hacer arreglos de viajes nacionales e internacionales.
* Coordinar con el personal interno y externo de nivel ejecutivo para programar reuniones internas y externas.
* La coordinación puede incluir arreglos para viajes y alojamiento en hoteles, menús de comidas, programas recreativos, oradores invitados y desarrollo de agendas.
* Mantener archivos y sistemas de registro precisos y actualizados.
* Mantener registros e informes confidenciales.

Educación y experiencia:
* Diploma de escuela preparatoria /GED
* Más de 3 años de experiencia en una oficina relacionada o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas
* Se prefiere certificado de educación en el área funcional correspondiente.

Habilidades y conocimientos:
* Se requieren habilidades en computadoras personales
* Conocimiento completo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología en el área funcional.
* Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de las reuniones, cuando corresponda.
* Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto, cuando corresponda.
* Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo
* Alto grado de precisión y velocidad.
* Competente con el software Microsoft Suite.
* Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.
* Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.

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