Tractebel est une communauté mondiale de 5000 experts imaginatifs qui conçoivent un avenir neutre en carbone. Grâce à nos solutions révolutionnaires pour des projets énergétiques, urbains, nucléaires et hydrauliques complexes, nous aidons nos clients à créer un impact positif vers un monde durable, où les personnes, la planète et le profit prospèrent collectivement.
Nous recherchons: Un.e Assistant.e juridique
• Vous apportez une assistance à la Chief Legal, Ethics and Compliance Officer. Vous gérez son agenda, la soutenez dans les activités quotidiennes et l'organisation des déplacements ;
• Vous assistez l'équipe dans l’archivage des documents juridiques, des Sharepoint et bases de données, les abonnements de documentation juridique, la collecte des documents et leur enregistrement des processus, contrats types, formations juridiques et toute la document à constituer en matière éthique et conformité de Tractebel notamment dans le cadre de la Loi Sapin 2;
• Vous apportez une assistance organisationnelle à l'équipe ; vous êtes responsable de l’enregistrement des données dans les différentes plateformes internes de Tractebel pour l’équipe, de la planification et prise de notes des réunions internes, des voyages d'affaires, du teambuilding,… ;
• Vous vous occupez de la gestion interne de certaines entités juridiques (organisation des AG, organisation des conseils d'administration, procurations, publications au Moniteur belge, mise à jour des données du registre du commerce, contact avec le notaire,…)
• Vous mettez à jour différentes bases de données de Tractebel - Engie (Dilitrust, Legal Tracker,…)
• Mettre en place des outils et méthodes (y compris digitaux) pour partager les bonnes pratiques et savoir-faire au sein des équipes juridiques et éthiques & compliance de Tractebel et contribuer au fonctionnement optimal du réseau juridique et éthique & compliance ;
• Gestion des documents corporate pour les offres/ouvertures de comptes bancaires/transferts d'actions/... pour la Société
• Suivi du budget juridique et facturation de toutes les questions juridiques (préparation de PO, Preq, LVP,...) dans différents outils digitaux (Legal Tracker)
• Aide à la préparation des réponses et collecte des documents internes pour les enquêtes en cours, audit, certifications
• Vous gérez toutes les tâches de secrétariat de manière autonome (traitement de texte, traitement de documents tels que comptes-rendus de réunions, e-mails, ...) ;
• Vous êtes responsable du classement et de la diffusion de tous les documents internes ou politiques du Groupe (ENGIE) aux Clients internes (réseau juridique, réseau éthique) en suivant les procédures Qualité ;
• Vous êtes capable de créer des PO, LVP, PREQ et de suivre la procédure interne des factures.
Prérequis :
• Vous êtes titulaire d'une licence en assistance de direction ou licence en droit si vous démontrez de vraies capacités et expérience en gestion administrative et assistanat ;
• Vous avez au moins 3 ans d'expérience pertinente comme assistant(e) juridique en cabinet d’avocats international ou en service juridique d’une entreprise internationale ;
• Vous avez une très bonne connaissance pratique des logiciels MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) et êtes à l'aise avec les outils numériques (y compris les outils d'archivage) ;
• Vous êtes capable de suivre la procédure interne des factures ;
• Vous prenez des initiatives en vue d'anticiper d'éventuels problèmes ;
• Vous êtes capable de construire des relations de qualité avec vos interlocuteurs professionnels (collaborateurs, clients, fournisseurs) basées sur la communication et l'écoute, la disponibilité, la confiance et le partage ;
• Vous êtes discret et avez la volonté d’aider les personnes que vous assistez dans leur travail;
• Vous parlez couramment l'anglais et le français ;
• Vous êtes ouvert à l'acquisition de nouvelles compétences ;
• Vous êtes une personne organisée et autonome.