PURPOSE:

Exemplifies and ensures strong   customer service   in all areas of the job. Provides accurate records   of store   sales   and related   transactions while supporting store  sales  and  the  overall  operating plan.   Performs store level cash handling, human resources and personnel functions.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

•    Maintain employee rosters. Complete job data/comp changes in Direct2HR (PeopleSoft).

•    Responsible for completing the daily reconciliation, accounting, and cash balancing functions; including counting the safe, maintaining and reconciling self-checkout registers, and preparing the tills and deposits.

•    Monitors cashier accountability and research and reports problems and shortages to the Store Director and Service Operations Manager, including out of warranty

checks, violation of check cashing procedures, cash variances, improper

refunds and voids and till balance irregularities, etc.

•    Partners with Division Loss Prevention and Front-End Management team to resolve cash and other shrink issues.

•  Maintains sales book.  Reports daily and/or weekly sales information to the Store

Director and Division Office.

•    Performs miscellaneous administrative duties such as ordering bus passes, lottery and change. Administrative duties include the use of various computer programs and e-mail systems.

•    Reports attendance problems to the   Store   Director and   appropriate department manager in   a timely   manner, including attendance or schedule violations.

•  Assists    Store   Director with   Federal, State   and   City (if  applicable)

compliance and/or regulations.

•    Administers the   job-posting program.  Reviews internal   and   external applications.   Conducts   pre-screening   via   phone   to  verify    external applicants’   qualifications   and    availability   before   coordinating   Store Director and Department Manager interviews. Manages background check and tax credit process.   Completes the new hire process, coordinates training, schedules New Hire Orientation and coordinates all other training with Department Manager.

•    Coordinates and maintains all aspects of the hiring process including the computer assisted application and hiring process.   May attend outside recruiting activities, such as job fairs (if applicable).  Maintains all in-store recruiting materials, applications, policy   sign off forms,   etc.     Retains records related to the interview and  hiring  process. Maintain job posting board.

•  Maintains employment records and processes unemployment claims.

 

•    Assigns  uniforms and nametags.  Handles outgoing/incoming mail, e-mail, and maintains miscellaneous office  files.

•    Maintain lost and found  log and ensure  lost and found  property program is in place and being executed.

•    Serves   as  liaison  between the  Human   Resources, Payroll,  and  Benefits Departments.    Handles  payroll   and  benefits  administration  issues   and works   with   Store   Director  and   Human   Resources  representatives  in

handling some personnel issues.   Reviews associate time records  for compliance with  Company policies.   Submits and  processes payroll  on  a timely   basis.     Maintains  all  Time   and  Attendance  reports,  Time   and

Attendance   Correction   Forms,    schedules   and   personnel   records    in compliance with Company guidelines.

•  Coordinates,  inputs   and   tracks   leave   paperwork  including  disability,

military, General Leave,  Worker’s Compensation or Family  Medical  Leave

Act  and  other  leaves  of  absence.  Processes appropriate paperwork for return  from leave situations.

•  Maintains Employee HR Records securely and keeps  medical files (doctor’s

notes,   work  related   injury   documents,  FMLA  and  other  medical  leave documents etc.)  separate from  associate personnel files.   Ensures that

current  personnel files are complete and up to date  and that they  contain

signed   policies.     Submits  appropriate  personnel  status   and   address changes and termination paperwork. Processes terminations in Direct2HR and ensures final pay is processed in accordance with Division procedures. Ensures compliance with records  retention policy  requirements.

•    Ensures that  minor  associates provide  appropriate work  certificates prior to  beginning  work,   if  any   are  required,  and   ensures  that   they   are scheduled and working in compliance with state laws.

•  Ensures  compliance  with  HIPAA   and  the  confidentiality  required  under

Federal  and State law.

•  Answers and responds to incoming calls appropriately.

•    Ensures proper  cleanliness, organization and neat appearance of the office area.

•     Responsible   for  performing   all  job  duties  with  honesty  and  integrity,  in compliance with Company policies and procedures.

Become a Certified Proctor for the Food Safety Manager Certification and proctor exams as needed. 

PHYSICAL AND GENERAL REQUIREMENTS:

•     Must be able to sit for long periods of time, move, bend, stoop, kneel, twist and  turn  frequently.    Ability  to reach,  lift  and  maneuver  items  of varying dimensions  and sizes up to approximately 20 lbs.  Manual dexterity and good hand-eye coordination  are necessary.

•     Strictly  adheres  to  confidentiality  requirements.    Appropriately   prioritizes workload.   Thorough  knowledge  of cash balancing,  cash handling, company policies,  benefits,  scheduling  tools,  payroll  processing  procedures,   hiring, training  and  new  associate  orientation  is required.   Must  work  efficiently through organizational and problem-solving skills.

•     Requires  knowledge  of one  and  two  step  math  calculations  (i.e.,  addition, subtraction,  and percent calculations)  and basic computer skills.

•   Operates  calculator,  telephone,  computer  software  and electronic  equipment

to  order  products,  performs  cash  balance,  plans  and  performs  personnel

 

functions.

•     Must  possess  good  written  and  verbal  communication skills  and  leadership skills, while demonstrating an understanding of Company  Values as reflected

in personal and professional  conduct.

•     Must   be  courteous,   and  display  a  friendly,   sensitive   and   professional demeanor   in  dealing   with   customers,   co-workers   and  vendors.      Must

concentrate  and deal with interruptions  well,  work  independently, and take

initiative.   Good attendance is required.  Must comply with appropriate grooming and dress code standards.  Mental  alertness  is necessary  to ensure  safe and

accurate completion of work activities.

•   May utilize cleaning supplies.

•     May be required to work nights, weekends and holidays.   Scheduled hours will vary.

 

WORK ENVIRONMENT

 

•   Generally works in a temperature controlled office environment.

•   Occasional travel, including overnight travel, may be required.

 

Disclaimer:

The above  statements are intended  to describe  the general  nature  and level of work  being  performed by associates assigned  to this  job classification.   They are not intended  to be construed as an exhaustive list of all responsibilities and skills required  of personnel so classified.

 

An Equal Opportunity Employeer