Please scroll down to also view in French IRC opened the country program in Mali in 2012. Our programs cover activities ranging from humanitarian to recovery, with a focus on child protection, education, economic well-being, nutrition, health, water and sanitation. We work in the north, Center and south of Mali. Conflict and drought have displaced hundreds of thousands of people both in Mali and in neighboring countries. The security situation in the north remains fragile. Nevertheless, the needs of internally displaced people and host communities affected by conflict are many, and access to humanitarian activities is an ongoing process.
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, IRC provides life-saving care and assistance that changes the lives of refugees forced to flee war or disaster. Today, IRC works in more than 40 countries and 22 US cities, restoring safety, dignity and hope to millions of uprooted people struggling to survive.
The Deputy Director of Operations (DDO) is a member of the Senior Management Team (SMT) (as are the Deputy Director of Programs (DDP), the Deputy Director of Finance (DDF), the Human Resources, the Internal Audit, Access and Security Coordinators, and the Country Director (CD)). She/he is responsible for leading and managing the operations teams in the Country Program ensuring they are fit-for-purpose and respond to the needs of IRC’s programs and IRC facilities. The DDO is expected to contribute to high levels of teamwork and inter-departmental and cross-sectorial collaboration. Through her/his leadership, operations teams will be supportive of results-driven program delivery and facilities management and guided by data analysis, problem identification and problem solving.
Major Responsibilities
Ethics and Integrity• Adhere to and act in accordance with the IRC Way (code of conduct) and other Global HR Policies and Procedures and communicate through word and example a high standard of compliance with all applicable policies and regulations.
Management and Strategy• Actively contribute to and participate in management and leadership platforms such as the Senior Management Team,• Be a champion for the implementation of the Mali Strategic Action Plan and ensure quality and meaningful participation of operations teams in strategy related activities.• Lead the development and implementation of IRC Mali annual operation strategy drawing from annual assessments with SWOT analysis, regional and global annual workplans and strategies • Represent IRC in all inter-INGOs, government and other institutional operations meeting advocating for the interest of IRC with relevant stakeholders and advise the SMT accordingly. • In collaboration with relevant regional leadership ensure the full roll out, understanding and utilization of all new and existing organizational policies, procedures, guidelines and tools across IRC Mali.• In collaboration with the relevant regional stakeholders, support the initiative of expanding IRC’s Mali impact through partnership and localization, GEDI, Safeguarding, duty of care and climate disaster response• Directly supervise the Supply Chain Coordinator, IT Coordination and Admin Manager.
Administration and Facility Management• Provide leadership to the administration team and ensure the application of best practices and adherence to national and state level NGO and other relevant compliance regulations.• Oversee the administration functions especially as they relate to rental agreements, visas and registration. • Ensure operational efficiency and proper maintenance of IRC facilities, including offices, warehouses and guest houses. • Managing pooled Facilities budgets and ensuring optimization of resources.
Supply Chain and Warehousing• Lead an efficient and responsive supply chain system that meets the needs of quality program delivery. Ensure that all processes from procure to pay meet IRC and donor compliance requirements. • Working closely with the DDP, ensure that program and operations staff are jointly preparing, implementing and monitoring appropriate tools such as.quality project delivery through effective procurement cycle management (PCM) system including quantification, forecasting, procurement and distribution plans. • In collaboration with the relevant regional stakeholders ensure adequate, efficient and transparent procurement system is in place, including vendor prequalification and framework agreements from appropriately vetted vendors.• Ensure relevant supply chain plans are in place for End of Fiscal year activities, end of grants activities, asset disposals and replenishment, adequate storage facilities etc..• Review Power BI reports to identify success stories for celebration and appreciation and identify gaps, propose mitigative actions to address them and facilitate strategic data driven decisions.     
Information Communications Technology• Based on comprehensive needs assessments ensure that all digital data and information needs of operations and program teams are catered for.• This will involve the provisioning of hardware, software and ongoing training. Given the remote and insecure location of field sites, particular attention should be paid to ensuring robust connectivity and communication channels both between field teams and offices and between offices. 
Finance and Compliance• In close collaboration with the DDF and the DDP, ensure operating costs are included in operating budgets and funding proposals and that programmatic scale up and retrench are factored into operations planning.• In cooperation with the DDF, ensure that all support systems and operations teams are operating in accordance with IRC and donor compliance regulations and have necessary risk mitigation strategies in place. • The DDO has a key role in oversight of the pooled budgets and cost allocations. 
Key Working Relationships
Position Reports to: Country Director  Position directly supervises:The Deputy Director of Operations will directly supervise three positions: the Supply Chain Coordinator; IT Coordinator and the Admin Manager. The supervision of the first two positions is jointly through Management in Partnership, a type of matrix management used at the IRC to ensure effective and efficient management and supervision of multi-facing and cross-departmental roles.
The DDO also provides support to Field Coordinators for Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao et Youwarou in their management of field operations. 
Other key contacts:Country Program:  Senior Management Team members, People & Culture Team, Grants Coordinator, Internal Audit Coordinator, Finance Department, Safety & Security Team. 
Organizationally: Regional Vice President, Deputy Regional Director, Regional Safety and Security Advisor, Regional Supply Chain Director, Regional People and Culture  Director, Global Supply Chain Quality Assurance Team, and others.
Job Requirements • University degree required (management-related or general operations preferred).• Minimum of 6 to 8 years' experience managing operations and/or projects in fragile and insecure locations, preferably in the Sahel.• Demonstrated ability to manage field staff and remote field offices.• Experience in logistics, HR/Admin, facilities and security management• Experience having managed operations (including security) in conflict-impacted setting• Excellent cross-cultural communication skills• Excellent staff capacity building and training skills• Strong problem-solving, analytical and decision-making skills.• Strong computer and analytical skills.• Strong budget management skills.• Flexibility, ability to work independently and meet deadlines
Languages Required/Preferred: • Fluency in French is required• Working knowledge of English and/or local languages in Mali strongly encouraged
Computer/Other Requirements:• Full professional competency in Microsoft Office Suite, especially Word, Excel, PowerPoint 
Working Environment: The DDO will be based in Bamako with regular travel to Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao et Youwarou and other field offices. While security in Bamako is generally calm, civil conflict is ongoing elsewhere in the Diffa region, and the area is considered unstable. Strict adherence to security guidelines is requested of all IRC staff.  

#li-5

 

L'IRC a ouvert le programme de pays au Mali en 2012. Nos programmes couvrent des activités allant de l’humanitaire aux activités de relèvement, en mettant l'accent sur la protection des enfants, l'éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l'eau et l'assainissement. Nous travaillons à la fois dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont déplacé des centaines de milliers de personnes à la fois au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays et des communautés d'accueil touchées par un conflit sont nombreux et l'accès aux activités humanitaires est un processus continu. Le/La directeur/trice adjoint.e des opérations (DDO) est membre de l'équipe de direction (SMT) (de même que le directeur adjoint des programmes (DDP), le directeur adjoint des finances (DDF), les Coordinateurs des Ressources Humaines, de l’Accès et de la Sécurité, l’Audit interne  et le directeur de pays (CD)). Il/elle est chargé(e) de diriger et de gérer les équipes opérationnelles du programme national en veillant à ce qu'elles soient adaptées à leur objectif et répondent aux besoins des programmes et des installations de l'IRC. Le DDO doit contribuer à un niveau élevé de travail d'équipe et de collaboration interdépartementale et intersectorielle. Sous son leadership, les équipes opérationnelles soutiendront la mise en œuvre de programmes axés sur les résultats et la gestion des installations, et seront guidées par l'analyse des données, l'identification et la résolution des problèmes.
Principales Responsabilités
Ethique et Intégrité• Adhérer et agir en conformité avec le Code de conduite (IRC Way) et d'autres politiques et procédures globales de ressources humaines, et communiquer par la parole et par l’exemple une norme élevée de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables. Gestion et Stratégie• Contribuer activement et participer à des plates-formes de gestion et de leadership telles que l'équipe de direction, l'équipe de leadership du pays et l'équipe de gestion du pays. • Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique du Mali et assurer une participation significative et de qualité des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie• Diriger l'élaboration et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle annuelle de l'IRC au Mali en s'appuyant sur les évaluations annuelles avec l'analyse SWOT, les plans de travail et les stratégies annuels régionaux et globales de l’IRC. • Représenter l'IRC dans toutes les réunions inter-INGO, gouvernementales et autres réunions d'opérations institutionnelles en défendant les intérêts de l'IRC auprès des parties prenantes concernées et conseiller l'équipe de direction en conséquence. • En collaboration avec les responsables régionaux concernés, assurer la mise en œuvre, la compréhension et l'utilisation de toutes les politiques, procédures, lignes Directeurs et outils organisationnels, nouveaux et existants, dans l'ensemble de l'IRC Mali.• En collaboration avec les parties prenantes régionales concernées, soutenir l'initiative d'expansion de l'impact de l'IRC au Mali par le partenariat et la localisation, GEDI, Safeguarding, Duty of Care, et la réponse aux catastrophes climatiques.• Superviser directement le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement, le coordinateur informatique et le gestionnaire administratif. Administration et gestion des installations• Assurer le leadership de l'équipe de l'administration et veiller à l'application des meilleures pratiques et à l'adhésion aux réglementations nationales des ONG et autres qui seraient pertinentes. • Superviser les fonctions d'administration, en particulier en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l'enregistrement.• Assurer l'efficacité opérationnelle et la bonne maintenance des installations de l'IRC, y compris les bureaux, les entrepôts et les maisons d'hôtes. • Gérer les budgets communs des installations (Facilities Pool) et veiller à l'optimisation des ressources. Chaine d’approvisionnement et Entreposage• Diriger un système de chaîne d'approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme. S’assurer que tous les processus, de l'approvisionnement à l'entreposage, respectent les exigences de conformité de l'IRC et des donateurs. • Travailler en étroite collaboration avec le DDP, veiller à ce que le personnel du programme et le personnel de terrain préparent, mettent en œuvre et surveillent conjointement les outils appropriés tels que les plans d'approvisionnement et de distribution. • En collaboration avec les parties prenantes régionales concernées, veiller à la mise en place d'un système de passation de marchés adéquat, efficace et transparent, y compris la présélection des fournisseurs et la conclusion d'accords-cadres avec des fournisseurs dûment agréés.• Veiller à ce que les plans de la chaîne d'approvisionnement soient en place pour les activités de fin d'exercice, les activités de fin de subvention, les cessions d'actifs et le réapprovisionnement, les installations de stockage adéquates, etc.• Examiner les rapports PowerBI afin d'identifier les réussites à célébrer et à apprécier, identifier les lacunes, proposer des mesures d'atténuation pour y remédier et faciliter la prise de décisions stratégiques fondées sur des données.           Technologie de communication de l'information• Sur la base d'évaluations complètes des besoins, veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient pris en compte. • Cela impliquera le matériel d'approvisionnement, les logiciels et la formation continue. Compte tenu de l'éloignement et de l'insécurité des sites sur le terrain, une attention particulière devrait être accordée à la garantie d'une connectivité et de canaux de communication solides entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux.  Finance et Conformité• En étroite collaboration avec le DDF et le DDP, s'assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que la croissance programmatique ou les réductions d'échelle sont prises en compte dans la planification des opérations.• En collaboration avec le DDF, s'assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes opérationnelles fonctionnent conformément aux règlements de l'IRC et des bailleurs de fonds et que les stratégies nécessaires d'atténuation des risques sont en place. • Le DDO joue un rôle important dans la revue/gestion des budgets pool et l’allocations des couts partagés. Relations de Travail CléLe poste rapporte à : Directeur Pays Le poste supervise directement cinq postes : la coordonnatrice de la chaine d’approvisionnement ; le Coordinateur IT et l’Admin Officer. La supervision des 2 premiers postes est fait conjointement à travers une approche de gestion en partenariat, un type de gestion matricielle utilisé à l’IRC pour assurer une gestion et une supervision efficaces et efficientes des rôles multiples et interdépartementales.• Le DDO fournit également un appui et une coordination avec les coordonnateurs terrain de Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao et Youwarou dans leur gestion des opérations de terrain. Autres contacts clés :• Programme pays : Membres de l’équipe SMT, Equipe People & Culture, Coordonnateur Grants, Sr Manager Audit interne, Département Finance, Coordinateurs Sécurité et Sureté • Organisationnel : Vice-Président Régional, Directrice Adjointe Régionale, Directeur Régional de la sûreté et de lasécurité, Directeur régional de la chaîne d'approvisionnement, Directrice régionale People & Culture, équipe globale d'assurance de la qualité de la chaîne d'approvisionnement, et autres. Exigences du poste • Diplôme Universitaire (préférence pour les opérations générales ou liées à la gestion) ;• Minimum de 6 à 8 ans d'expérience dans la gestion d'opérations et / ou de projets dans des zones fragiles et précaires, de préférence dans le Sahel ;• Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés ;• Expérience en logistique, RH / Admin et gestion de la sécurité• Expérience d'avoir géré des opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit• Excellentes compétences en communication interculturelle• Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel• Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l'analyse et à la prise de décision ;• Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais• Solides compétences en matière de gestion budgétaire.
Langues Requises/Préferrées: • La maîtrise du français parlés et écrits est requise• Connaissance pratique de l'anglais et/ou des langues locales au Niger fortement encouragéeCompétences informatiques/Autres exigences :• Compétence professionnelle complète dans Microsoft Office Suite, en particulier Word, Excel, PowerPoint 
Environnement de Travail : Le DDO sera basé à Bamako avec des déplacements réguliers à Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao, Youwarou et d'autres bureaux de terrain. Bien que la sécurité à Bamako soit généralement calme, un conflit civil se poursuit dans d'autres régions, notamment dans la région de Diffa, considérée comme instable. Une stricte observance des consignes de sécurité est demandée à tout le personnel de l'IRC.