Overview Facilities / Procurement Manager Region DACH Beschreibung: Der DACH Facilities / Procurement Manager wird für ca. 20+ Aptean-Bürostandorte mit über 1.000 Mitarbeitern in der Region verantwortlich sein. Die Position wird in Deutschland ansässig sein. Die Aufgabe umfasst das Facility- und Beschaffungsmanagement an Standorten in Deutschland, Österreich, Polen und anderen Ländern. Der Stelleninhaber ist für das Management der Beziehungen zu Vermietern und Lieferanten verantwortlich und etabliert Prozesse zur Interaktion mit Dienstleistern für Services und Wartung. Der Kandidat übernimmt die Verantwortung für das Facility- und Beschaffungsmanagement an Standorten, die durch Fusionen oder Übernahmen hinzukommen, und integriert diese in die Standardrichtlinien und -verfahren von Aptean. Zudem sollen Lieferanten konsolidiert sowie Bedürfnisse und Defizite identifiziert und adressiert werden. Aufgaben: Sicherstellen eines professionellen und optisch ansprechenden Auftritts aller Aptean-Standorte. Entwickeln, implementieren und verwalten von Facility- und Beschaffungsmanagementrichtlinien und -verfahren. Leitung von einem oder mehreren Facility-Mitarbeitern sowie Zusammenarbeit mit lokalen Ansprechpartnern in jeder Aptean-Niederlassung. Verwaltung von Facility-Dienstleistern und -Systemen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Heizung, Lüftung, Klimaanlagen (HVAC), Elektrik, Beleuchtung, Brandschutzsysteme, Sanitär, Wasser, Gas, Gebäudeautomation, Zugangskontrolle, CCTV, Möbel, Versand, Audio-/Videotechnik und Reinigungsdienste. In Bauphasen enge Zusammenarbeit mit IT-Spezialisten, um die Installation und Entfernung von IT-Hardware beim Auslaufen eines Mietvertrags zu unterstützen. Sicherstellen der Erfüllung der Rückbauverpflichtungen zum Ende eines Mietvertrags auf kosteneffiziente Weise. Etablierung und Einhaltung von routinemäßigen vorbeugenden Wartungs- und Inspektionsplänen. Proaktives Erkennen von Möglichkeiten zur effizienteren und kostengünstigeren Nutzung der Aptean-Einrichtungen. Überwachung der Nutzung von Beschaffungstools und Einhaltung der Beschaffungsvorschriften des Unternehmens. Unterstützung bei der Verwaltung von Beschaffungsprozessen über das übliche Facility Management hinaus. Mietvertragsmanagement. Verwaltung von Untermietverhältnissen für Aptean-Standorte, die an andere Parteien untervermietet sind. Sicherstellung der Einhaltung von Lizenz-, Rechts- oder Sicherheitsanforderungen für Aptean-Büros. Verwaltung von Eröffnungen, Schließungen, Konsolidierungen oder Verlagerungen von Einrichtungen. Reisetätigkeit zu bestehenden und zukünftigen Aptean-Standorten nach Bedarf. Aufbau von Beziehungen zu Geschäftsführern an allen Standorten, um aktuelle und zukünftige Bedürfnisse zu verstehen und anzugehen. Zusammenarbeit mit HR, um die Onboarding- und Offboarding-Anforderungen für Aptean-Mitarbeiter und Auftragnehmer zu verstehen und effiziente Prozesse dafür zu entwickeln. Teilnahme an relevanten Ausschusssitzungen. Verhandlung mit Lieferanten, um das „beste Angebot“ für das Unternehmen zu sichern. Proaktive Zusammenarbeit mit Aptean-Stakeholdern, um die besten Lösungen zu gewährleisten, die alle rechtlichen, regulatorischen und technischen Anforderungen berücksichtigen und in die Verträge mit erfolgreichen Lieferanten integriert sind. Personenbeschreibung Qualifikationen und Erfahrung: Bachelor-Abschluss (bevorzugt) oder eine anerkannte berufliche Qualifikation im Bau- und Bauwesen. 7+ Jahre Erfahrung im Facility Management und/oder in der Wartung innerhalb einer Organisation mit mehreren Standorten. Erfahrung mit dem eProcurement-Prozess und der entsprechenden Technologie. Gültiger Reisepass und Bereitschaft, bei Bedarf bis zu 60 % der Zeit zu reisen. Erfahrung mit Büroausbau, Schließungen und Verlagerungen. Hands-on Mentalität, um bei routinemäßigen Büroaufgaben zu unterstützen. Zertifizierungen wie NEBOSH oder IOSH sind von Vorteil. Erfolgreiche Verhandlungserfahrung mit Lieferanten. Erfahrung mit ERP-Systemen wie Oracle, Intacct, SAP usw. Technische Fähigkeiten und Kenntnisse: Kenntnisse der Bauprinzipien und der Betriebstechnik von HVAC-, Elektro-, Zugangskontroll- und CCTV-Systemen sowie Beleuchtungssystemen in Bürogebäuden. Versierter Umgang mit Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word). Verständnis der typischen Komponenten von gewerblichen Mietvertragsstrukturen. Kenntnisse der Bauvorschriften in den verschiedenen Ländern der EMEA-Region, in denen Aptean Niederlassungen hat. Gutes Verständnis der rechtlichen Aspekte des Mietvertragsmanagements und der Unterschiede in den verschiedenen europäischen Ländern. Umfangreiche Erfahrung im Beschaffungswesen und der Vertragsgestaltung. Sonstige Fähigkeiten: Nachgewiesene analytische und problemlösende Fähigkeiten. Versiert im Umgang mit Microsoft Office. Hohe Detailgenauigkeit. Finanzorientierung mit fundiertem Wissen über betriebswirtschaftliche Konzepte. Fähigkeit, Aufgaben in einem hochdruckintensiven Umfeld effektiv zu priorisieren und umzusetzen. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, effektive Dokumentationen zu erstellen. Fähigkeit, Ideen in einer geschäftsfreundlichen und benutzerfreundlichen Sprache zu präsentieren, wobei zu berücksichtigen ist, dass Englisch nicht in allen Standorten von Lieferanten, Vermietern oder deren Vertretern gesprochen wird. Hohe Selbstmotivation und organisatorische Fähigkeiten. Teamorientierung und Kompetenz im Arbeiten in einer kollaborativen Umgebung. Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit in Bezug auf Informationen zu nicht angekündigten Übernahmen und Personalgesprächen Über Aptean Aptean ist auf Wachstumskurs. Unsere maßgeschneiderten Unternehmenssoftware-Lösungen sind Teil der digitalen Transformation einer enormen Anzahl von globalen Unternehmen, von der Lebensmittelproduktion bis zur Fertigungsindustrie. Wir bieten individuell zugeschnittene Lösungen, bestehend aus dem richtigen Mix aus Technologien und Plattformen, um langfristig positive Ergebnisse zu erzielen. Mit mehr als 4000 Beschäftigten, 80 verschiedenen Produkten und einer globalen Kundschaft gibt es keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um bei Aptean Ihren nächsten Karriereschritt zu machen. “At Aptean, our global and diverse employee base is our greatest asset. It is through embracing and understanding our differences that we are able to harness our individual power to maximize the success of our customers, our employees and our company.” –TVN Reddy Be ready for what’s next, now.