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Objectif : Support administratif RSM/ Marketing local et équipe des ventes et sous la direction du RSM.
État d’esprit du poste : Personne qui sera acteur de son travail et autonome. Son domaine d’expertise sera varié et donnera lieu à de nombreuses interactions entre les différents services. C’est un poste qui sera le « disque dur » de l’instrum au niveau administratif et qui aura aussi un rôle indirect au niveau des ventes.
Profil : Dynamique, rigoureux, organisé, volontaire, travail en équipe, facilité de communication, anticipation, gestion du stress, force de suggestions. Un + si maitrise Compliance France.
Anglais/ Pack Office/ Sales Force/ Oracle
Descriptif :
1/ Évènements : en lien direct avec le marketing local, garant du budget et du bon suivi des dossiers au niveau « Compliance »
Prise en charge des évènements locaux, visites d’usines …Établissement des contratsGestion des KOL’s sur la partie administrativeOrganisation des réunions commercialesGestion des MRFGestion de la compliance France (récolte d’information, programme, délais à respecter pour les soumissions etc), qui inclut la publication des dépenses réelles, mais aussi des facturations : demande d’achat/suivi date de paiement)2/ Administration des ventes :
Gestion et Suivi des OO / PO clients avec RSM, le service client et le SAV MicroFranceRelation avec service clients et le SAVPréparation de fichiers de priorités/allocations … selon la demande du RSMGestion outils suivi des disponibilités produits (substitution, arrêt, retour…) en relation avec le chef produit EMEA et marketing local. (mise à jour des listing lorsque nécessaire et communication aux commerciaux )Mise en place outil commun de travail de suivi produits (réf BO/arrêt/substitution/fichier ABC etc…) et sous le Marketing local IFU/ Fiches techniques et traduction courrier, suivi processGestion Miméo/ Échantillons (Budget marketing local) / déclarations impromptusRapport mensuel des ventes nationalSuivi des projets d’audits avec les équipes et élaboration des dossiersGestion des demandes d’achats de démo/PERelais cellule marché /relance commerciaux (AO/gré à gré …)Participation aux réunions commercialesGestion du calendrier du manager (planification des 1to1, entretiens de mi-année et fin d’année avec ses direct reports, organisation de meetings Teams à sa demande, surveiller et gérer les RDV qui se chevauchent dans la mesure du possible)Création de certains rapports Salesforce selon les besoins du managerGestion des NDF du manager, et visibilité sur les NDF soumises par son équipe pour son approval ? selon les besoins du managerGestion des déplacements du manager (hôtels, propo de trains / vols…) ? selon les besoins du managerGestion logistique des nouveaux arrivants [quand ça arrive] : organisation des RDV avec RH, IT, fonctions supports…, 1ers déplacements, remise voiture en lien avec Patricia, cartes de visite, carte de crédit, accès aux différentes applications type Concur…Cette fiche de mission n’est pas exhaustive et peut évoluer selon les besoins et l’activité.
Ce poste sera en contact régulier avec la qualité, le réglementaire, graphistes, logistique, service client, service des marchés, marketing local, compliance, vente et RSM.