JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

JLL (Jones Lang LaSalle) è una società globale leader nel settore dei servizi immobiliari e della gestione degli investimenti. Fondata nel 1783 e con sede a Chicago, JLL opera in oltre 80 paesi con un team di più di 90.000 professionisti.

JLL si distingue per la sua esperienza globale, l'innovazione tecnologica e l'impegno verso la sostenibilità nel settore immobiliare. L'azienda è riconosciuta per la sua capacità di offrire soluzioni integrate che creano valore per i clienti in un mercato immobiliare in continua evoluzione.

Tétris - Delivery Operation Cooordinator Rome - categoria protetta (L.68/99)

RESPONSABILITÀ

• Assistere il team di gara nella preparazione e nel mantenimento della documentazione amministrativa aggiornata richiesta per le offerte.

• Coordinarsi con i team di costruzione, di progettazione e di gare per garantire la presentazione tempestiva dei documenti di gara, rispettando le scadenze specificate.

• Monitorare e gestire vari portali di gara, tra cui Ariba, Coupa e Avetta, assicurando che tutte le informazioni siano aggiornate e accurate.

• Collaborare con i team di gara e di finance per preparare e inviare richieste CRB per l'approvazione EMEA sulla partecipazione alla gara.

• Supportare i team di costruzione e di progettazione nello sviluppo di presentazioni convincenti per le proposte di gara.

• Condurre processi di due diligence del cliente e creare nuovi contatti nei sistemi software interni.

• Archiviare e organizzare i contratti relativi al progetto nei sistemi software interni, tra cui Tetrisoft, ACC e Iris.

• Preparare la documentazione necessaria per la partecipazione alla gara, tra cui NDA, RFI e RFP. • Preparare la documentazione di sicurezza relativa alle attività del sito, assicurando la conformità alle normative pertinenti.

• Assistere nel processo di firma del contratto con il fornitore, inclusa la compilazione del modulo, la raccolta delle firme e la verifica degli allegati richiesti.

• Supportare la creazione e la chiusura dei progetti nel software di gestione interna, assicurando un inserimento dati accurato e tempestivo.

• Assistere nell'ottenimento dell'assicurazione Contractors All Risk (CAR) per nuovi progetti e gestire le estensioni in caso di periodi di costruzione prolungati.

Gestione dell'ufficio e attività amministrative/di segreteria

• Condurre processi di Due Diligence per clienti e fornitori e creare nuovi contatti nei sistemi software interni.

• Agire come intermediario tra cantieri, uffici di Milano e Roma, facilitando una comunicazione e un coordinamento efficaci.

• Gestire i programmi delle attività e organizzare le agende del team.

• Prenotare e organizzare viaggi di lavoro.

• Attivare account di posta elettronica per i nuovi dipendenti e fornire loro le informazioni iniziali di onboarding.

• Fornire supporto ai dipartimenti di finance e marketing secondo necessità, assistendo con varie attività amministrative.

PROFILO RICHIESTO

- Livello di inglese B2

- Multitasking, flessibilità nell'adattarsi alle diverse mansioni che rientrano nella posizione

- Capacità organizzative e di gestione del tempo

- Capacità comunicative

- Spirito di squadra

- Capacità di lavorare in autonomia/auto-motivazione

- Impegno e senso di responsabilità

Location: Roma

Si offre contratto a tempo indeterminato

#LI-TETR

Location:

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy here.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may contact us at Accommodation Requests. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.